CÁC ĐIỂM MỚI CỦA CRYSTAL REPORTS 11

CÁC ĐIỂM MỚI CỦA CRYSTAL REPORTS 11

(DongND, Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm, Fast Software Company)

1. Nội dung bài viết

Bài viết này nói về các điểm mới của Crystal Reports 11 (CR 11). Ở đây có thể tạm hiểu các điểm mới của CR11 bao gồm những cả điểm mới của CR 10, CR11 Release 1, 2, 3… tức các phiên bản chưa được sửng dụng trong các chương trình chúng ta đang phát triển.

Bài viết này cũng nói về ứng dụng những điểm mới của CR 11. Ứng dụng có thể thấy ngay khi đọc hoặc được trình bày ngay sau khi giới thiệu từng điểm mới.

2. Các điểm mới của Crystal Reports

Crystal Reports là một trong một chuỗi các sản phẩm của công ty Business Objects. Phiên bản mới nhất hiện nay (2008) là Crystal Reports 11, Release 3 (phát hành lần 3). Crystal Reports giúp cho việc thiết kế biểu mẫu báo cáo, tạo và xử lý dữ liệu dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.

2.1 Những điểm mới về phần nền chương trình

CR 10 mở rộng phần nền (platform) của báo cáo cho phép:
+ Uyển chuyển hơn cho cả thiết kế và bảo trì báo cáo;
+ Đễ dàng tích hợp, triển khai hơn cho các ứng dụng web.

Đối với nhà phát triển ứng dụng sẽ thấy việc đơn giản hóa việc tích hợp vào các ứng dụng .Net, Java, COM giúp giảm thiểu code và bảo trì.

Viết một số các thành phần (Java Reporting Component) lõi báo cáo bằng Java 100% giúp dễ dàng vận hành trên các phần cứng, hệ điều hành khác nhau.
Có thư viện tag Java tùy biến để dễ dàng đưa một CR view vào các ứng dụng web.

Đơn giản hóa các module .Net tích hợp (merge). CR11giảm nhiều module tích hợp đề dễ dàng phát triển hơn cho các ứng dụng .Net. Các module Windows .Net, ASP.NET, Web Service đã được nhúng “Xử lý báo cáo tích hợp” (Embedded Process Reporting), “Xử lý báo cáo từ xa” (Remote Process Reporting), “Báo cáo Web Service” (Web Service Reporting).

Dễ dàng nâng cấp từ báo cáo được xử lý trong các phiên bản .Net từ các ứng dụng như Visual Studio .Net, C# builder, CR 9, CR 10 sang các báo cáo được xử lý trong bản Crystal Enterprise (Phiên bản server xử lý báo cáo độc lập, dễ cẫp nhật và mạnh mẽ hơn so với các bản .Net).

Đơn giản hóa cách try cập dữ liệu (Bussiness View). Người thiết kế báo cáo có thể tạo báo cáo dựa trên Bussiness View để nhanh hơn cho việc phát triển cũng như bảo trì. Người thiết kế chỉ cần kết nối tới Bussiness View (đã tạo trước) đó. Khi database thay đổi cấu trúc chỉ cần update lại Bussiness View là được.

2.2 Những điểm mới đối với người dùng

2.2.1 Business View – tạo các đối tượng ảo dễ hiểu hơn với người dùng

Business View là một hệ thống 3 lớp chính (n-tier): Client, Business, Data.


CR 10 có thêm công cụ tạo Business View nằm trong menu Business View Manager. Đây là một công cụ dành cho người quản lý dữ liệu hoặc cho người thiết kế báo cáo kiêm kết nối dữ liệu. Hãy tưởng tượng ta có các nguồn dữ liệu (và máy tính) khác nhau từ Excel, Access, các nguồn OLEDB…ta kết nối lại, tạo ra các đối tượng ảo như các bảng (view)…Sau khi tạo được Business View ta có thể thiết kế các báo cáo trên đó, người dùng có thể sử dụng dễ hơn.

Một Busines View có thể được bao gồm 5 đối tượng: Data Connections, Dynamic Data Connections, Data Foundations, Business Elements và Business Views.

Các Business View được quản lý bởi chương trình Business View Manager. Người thiết kế báo cáo có thể tạo báo cáo dựa trên Bussiness View để nhanh hơn cho việc phát triển cũng như bảo trì. Người thiết kế chỉ cần kết nối tới Bussiness View (đã tạo trước) đó. Khi database thay đổi cấu trúc chỉ cần cập nhật lại Bussiness View là được.

2.2.2 Format Painter – sao chép các thuộc tính của đối tượng

Format Painter, chức năng này giống như Format Painter trong Word. Khi chọn chức năng này và chọn một đối tượng đã được format. Ta có thể copy tất cả format của nó cho một đối tượng mới chỉ dùng một cái click chuột. Bản CR 11 R2 còn cho phép chọn nhiều đối tượng và thanh Status Bar bên dưới sẽ có thông tin hướng dẫn bạn làm sao để hoàn tất công việc. (Nhấn phím ALT hoặc double click khi chọn đối tượng)

Ví dụ, trong báo cáo ta thường hay thiết lập cỡ chữ, ký hiệu số âm trong kế toán, làm tròn, định dạng số … sẽ nhanh hơn và không sợ thiếu sót.

2.2.3 Biểu đồ hình phễu (Funnel charts)

Có biểu đồ hình phễu (Funnel charts), ứng dụng nhiều cho các ứng dụng QL Nhân sự, nó giống như biểu đồ hình tròn. Biểu đồ hình phễu có giá trị từ 0% đến 100%. Khi có giá trị 100% nó trở thành hình tròn.

2.2.4 Kho lưu trữ (Repository)

Có Repository (Kho lưu trữ) được quản lý tốt hơn, để lưu các image, text object, function, SQL command dùng cho việc chia sẻ các object giữa các file rpt.

2.2.5 Kết xuất dữ liệu sang các dạng khác

Người dùng dẽ dàng chuyển dữ liệu sang các thiết bị tương ứng hoặc sang các phần mềm như MS Word.
Kết xuất ra Excel với nhiều lựa chọn hơn. Có thể chọn lựa headers/footers của tất cả các trang hay vài trang, hiển thị các đường lưới (gridline) ở đâu…

Bản CR 11 Release 2 khi xuất ra Excel còn có lựa chọn lấy cả group outline (”Show group outline”). Outline trong Excel tạm hiểu vùng dữ liệu như dạng cây, tức khi không cần xem các dòng chi tiết ta nhấn nút “dấu trừ” để ẩn các dòng đó đi và chọn lại nút đó để xem các dòng chi tiết. Ví dụ khi khi ta xem tổng cộng doanh thu tháng hay xem chi tiết từng ngày.

Bản CR 11 Release 2 khi xuất báo cáo ra dạng PDF còn có lựa chọn “Tạo bookmark từ group tree” (Create bookmarks from group tree). Giúp bạn di chuyển dễ hơn trong file PDF.
In ấn DHTML dễ dàng hơn mà không cần phải kết xuất qua pdf để lấy những tính năng in ấn mạnh mẽ của Adobe Acrobat rồi mới in ở dạng này.

CR 11 giúp kết xuất ra dạng file RTF (Rich Text Format). Định dạng này giúp người dùng dễ dàng sửa chữa hơn. Có bổ sung tối ưu hơn cho việc xử lý các mẫu biểu so với kiểu kết xuất đã tốn tại. Kết quả là chúng ta có 2 kiểu kết xuất ra file RTF tùy theo nhu cầu về sự chính xác hay khả năng sửa chữa.
Kết xuất ra XML mạnh hơn. Bạn có thể kết xuất dữ liệu ra XML dễ và nhanh hơn. Định dạng XML giúp chia sẽ thông tin rất dễ dàng trên Internet hay tích hợp vào các ứng dụng khác.

2.2.6 Report Parts and Guided Navigation – di chuyển giữa các báo cáo

Có Report Parts and Guided Navigation giúp một nhóm báo có thể liên kết với nhau dễ dàng cho việc di chuyển giữa các báo cáo. Report Parts – có thể trong cùng báo cáo hoặc trong một báo cáo khác, người dùng có thể click từ một liên kết nhỏ có ghi thông tin để sang một báo cáo khác trong khi ngữ cảnh dữ liệu (data context) vẫn được bảo quản (preserve). Tính năng này làm giảm đi nhu cầu phải làm nhiều subreport cũng như tăng tốc xử lý báo cáo. Các Parts có thể dễ dàng lập lịch (scheduled) và quản lý để dữ liệu giữa các đối tượng có liên kết được làm tươi cùng một thời gian. Nó đặc biệt hữu dụng khi cập nhật các thông tin có chu kỳ như thông tin tài chính cuối mổi quí.

Tình huống
Nhà quản lý kinh doanh muốn biết sâu hơn về tình hình kinh doanh (the health of his pineline), thay vì tạo một báo cáo phức tạp chứa tất cả các thông tin có thể, chúng ta tạo 5 báo cáo khác nhau, mỗi báo cáo cho biết tình hình kinh doanh tại các góc nhìn mức độ chi tiết khác nhau. Sử dụng Managed Hyperlinks, chúng ta có thể xác định các đường dẫn tới các báo cáo khác thông qua từng báo và cho phép nhà quản lý kinh doanh xoáy sâu (drill right down) vào các mức khác nhau để theo dõi tình hình kinh doanh của công ty.

2.2.7 Xem hình ảnh chỉ cần lưu trữ lại đường dẫn

CR 11 thể hiện hình ảnh có trong báo cáo thông qua đường dẫn lưu trong database, nhờ tính năng này giờ đây không cần phải lưu trữ hình ảnh trong database nữa mà vẫn xem được.

Ví dụ ta muốn thể hiện logo của công ty thì chỉ cần truyền vào địa chỉ trong image object là được.

2.2.8 Sắp xếp thứ tự các nhóm qua giá trị tham số truyền vào parameter)

CR 11 có thể sắp xếp thứ tự các nhóm (group sort order) thông qua các tham số truyền vào và điều khiển bằng hàm (formula). Điều này có nghĩa là chúng ta không cần phải tạo nhiều báo cáo với các cách sắp xếp thứ tự các nhóm khác nhau.
Ví dụ khi sắp sếp các group tăng dần hay giảm dần theo một tham số truyền vào có giá trị “Ascending” ,“Descending”….. Vào Insert/ Group và chọn kểu sắp thếp theo hàm và có thể gõ:

If {?Sort Order} = "Ascending" then crAscendingOrder else crDescendingOrder

Khi cần sắp xếp thứ tự trong một group, chọn menu Report/ Report Sort Expert.

2.2.9 HTML preview - xem trước báo cáo trước khi xuất bản lên web

Cải tiến HTML preview giúp ta có thể thấy được báo cáo sẽ như thế nào khi xuất bản lên web. Chức năng này cũng giống như khung cảnh thiết kế có trong CR. Khi sử dụng tính năng này sẽ tiết kiệm thời gian vì chúng ta không phải đẩy lên webserver host rồi mới xem.

2.2.10 Workbench – Sắp xếp, tổ chức các file báo cáo theo dự án, thư mục

Workbench giúp tổ chức các dự án của bạn, cho phép bạn nhóm các báo cáo vào những thư mục khác nhau theo sở thích.

2.2.11 Những điểm mới về báo cáo xoay (crosstab)

Kéo và thả các biểu đồ, báo cáo crosstab (charts and cross-tabs). Giờ đây khi thiết kế CR có thể tự động tạo biểu đồ hay báo cáo crosstab dựa vào dữ liệu của bạn. Thiết kế các báo cáo kiểu này giờ nhanh hơn và dễ hơn. Bản CR11 release 2 còn cho phép bạn kéo các trường được hỗ trợ thả vào trong báo cáo crosstab (không kéo được trường tổng cộng).

Báo cáo crosstab có thể chèn các cách tính tổng, tương quan hay các tính khác vào các dòng hay cột. Các cách tính này giúp cho crosstab mạnh hơn trước, ứng dụng nhiều trong các báo cáo tài chính. Tính năng này cũng ứng dụng cho các biểu đồ dựa trên crosstab.

Trong Format Editor của object, tab common có Repeat on Horizontal Page. Nếu chiều ngang của báo cáo chạy sang trang ngang thứ hai thì object này (có thể là text objects, field objects, OLE objects, charts, maps, lines, boxes, …) có thể được lặp lại, giúp xem dễ dàng xem hơn cho các báo cáo crosstab hay OLAP.

2.2.12 Cập nhật phiên bản CR giống như Windows Update

Cập nhật bản cài đặt. Chức năng này giống như Windows Update giúp bạn cập nhật tính năng mới nhất cho CR.

2.2.13 Cải tiến Report Viewer

Cải tiến Report Viewer. Nhóm theo hình cây và có thể thay đổi kích thước giúp ta có thể xem được cả các tên nhóm dài và thanh công cụ thì phù hợp hơn với người xem báo cáo.

2.2.14 Những cải tiến khi soạn thảo hàm (Formula Editor), định dạng đối tượng

Bản CR 11 Release 2, về phần Formulas (Hàm CR) có thể tạo những dòng tổng cho mọi mức nhóm (Add summaries for all group levels) chỉ một lần.

Bản CR 11 Release 2, về phần Formula Editor (Tạo hàm CR) sẽ giúp bạn tự động hoàn tất tên hàm khi bạn gõ “{“. Danh sách trả về bao gồm cả các trường trong bảng của bạn, Tính năng này cũng có hiệu lực cho parameter, formular, SQL Expression. Bạn có thể sử dụng phím CTRL + SPACE để xem danh sách các hàm.

Bản CR 11 Release 2, về Formula Editor, khi double-click formula, Running Totals, SQL Expressions, parameter ở cửa sổ Field Explorer sẽ mở cửa sổ soạn thảo.
Swap fields (thay thế các trường). Khi nhấn Shift và kéo các trường từ Field Explorer. Bạn có thể thay thế nó cho các trường có trong report và các thuộc tính của các trường vẫn được giữ lại.

Bản CR 11 Release 2, về định dạng, custom colors (màu tự tạo) bây giờ có thể lưu lại được. CR sẽ tự lưu khi đóng CR.
Cho phép tìm kiếm các đối tượng

Dễ dàng tìm kiếm các đối tượng hơn ở nhiều khung cửa sổ, khi chọn phải chuột lên đối tượng ta có thể tìm tất cả tham chiếu của nó trong Formulas hay trong Field Explorer. Có thể sắp xếp lại các trường trong Field Explorer.
Khi ta muốn tìm xem hàm, tham số này đang được sử dụng ở đâu một cách nhanh chóng mà không phải “lục tung” tất cả các thuộc tính của tất cả các đối tượng có trong Fomula Explorer,
Chèn các đối tượng dạng flash vào trong báo cáo

Bản CR 11 Release 3, về phần trình bày có thể thêm các đối tượng trình bày như Flash, Flex, Xcelsius. Tính năng này được áp dụng trong .Net Winfrom viewer và Java DHTML viewer. Flash giờ có thể tích hợp vào trong báo cáo hoặc liên kết tới từ một website khác và dữ liệu trong báo cáo có thể chia sẻ với Flash thông qua Flashvars.

Xcelsius cũng được tích hợp vào báo cáo. Kết nhập các file SWF được tạo bằng Xcelsius (Xcelsius-generated SWF files) sẽ tiết kiệm thời gian và đẹp hơn. Các ứng dụng Adobe Llex (SWF) cũng có thể tích hợp vào trong báo cáo.

Sử dụng Adobe Flex Builder, nó giúp bạn truy cập vào dữ liệu của báo cáo đồng thời cũng có thể tích hợp vào các web sevice bên ngoài. Dữ liệu trong báo cáo của bạn có thể được chuyển qua ứng dụng Flex thông qua Flashvars giúp dễ dàng tạo giao diện người dùng (UI) khi bạn không có web service để truy cập dữ liệu của bạn.

3. Tài liệu tham khảo

- Website www.businessobjects.com
- Một số trong web khác về Crystal Reports
- Special Edition Using Crystal Reports 10 – Que Publisher, 2004
- Crystal Reports 10 for Dummies – Wiley Publisher, 2004
- Business View Administrator Guide của BusinessObjects, 2004.
- Các tài liệu hướng dẫn sử dụng của BusinessObjects, 2004 - 2008.