SAP Go-live!

SAP Go-live!
DongMT

 Có thể từ “SAP Go-live” là niềm vui nhất của nhóm triển khai giải pháp IT giúp doanh nghiệp quản lý và hoạch định các nguồn lực. Hình ảnh mỗi người vui vẻ trong go live celebration party mừng dự án thành công  đã phần nào nói lên điều đó. SAP Project Manager thường ở nhà điều phối dự án hôm nay cũng tham gia , mấy tháng rồi mới gặp một team của mình đông đủ thế này, nhiều nhân viên dường như ốm đi vài ba ki-lô, những nhân viên nữ nhan sắc giảm xuống hẳn so với những ngày đầu kick off... mới thấy được áp lực đã đè lên đội dự án là kinh khủng đến thế nào... Có những ngày 12 - 15 tiếng, over night, thứ 7 mấy tháng liền không nghỉ, chủ nhật đôi khi mất luôn, bỏ dở các khóa học buổi tối... là những gì thường thấy,  ấy thế nhưng thường là chẳng có income nào cho overtime cả.



  Dự án được khởi nguồn khi sale đi tìm khách hàng, khảo sát, đàm phán sơ bộ về dự án. Họ thật đáng nể khi ký những hợp đồng khủng tới hàng trăm tỷ đồng, nhưng đôi khi lại đồng ý ký với những điều khoản gây tốn resource hơn dự định. Sau đó dự án được kick off với sự tham gia của các CEO, core team users khách hàng, nhà cung cấp server, IBM salers, SAP Vietnam và nhóm consultants tư vấn giải pháp. Schedule được đưa ra ở mức general để mọi người hình dung được công việc những ngày tháng sắp tới.

 Resource bắt đầu được phân chia cho các module, phòng làm việc, ăn uống đã được bố trí tại khách hàng giúp cho quá trình training thuận lợi hơn.
 

Một dự án SAP bao gồm một chuỗi các nhà cung cấp giải pháp phần cứng, phần mềm.

 PM lo schedule timeline, communicate với các modules,  xử lý các issue phát sinh. Consultants config ứng dụng, đưa giải pháp dành cho doanh nghiệp và training core team users có thể thành thục trên hệ thống sau này.
 


Nhóm đại diện cho module Accounting – Finance lo về kế toán, phân tích tài chính, các chương trình marketing…

 

Module Sale and Distribution lo về phần phân phối bán hàng, khách hàng…
 

Module Warehouse – Material Management sẽ lo phần vật tư, xuất nhập kho,  nhà cung cấp…



Module QM – Quality Management sẽ lo phần chất lượng sản phẩm, nghiên cứu thử nghiệm sản phẩm


Module PP – Production Planning sẽ lo phần kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp
 

Nhóm IT sẽ lo phần vận hành, phát triển hệ thống…

Còn nhiều nhóm nữa tùy theo đặc thù kinh doanh của doanh nghiệp ...

BASIS config servers như tạo user IDs, phân quyền, transport request, back up … Abapers nhận requirement từ consultants và customers để develop các item mà SAP chưa đáp ứng được như các biểu mẫu (ví dụ hóa đơn, phiếu nhập xuất kho), các tiện ích, các báo cáo đặc trưng của khách hàng.  Network IT take care các vấn đề máy móc trong quá trình trainning như computers, printers, network, projectors,  servers, ...

Blue Print (những điều ước mức chi tiết hai bên đồng ý thực hiện) được soạn ra bởi các module lead và được sign off bởi users.

Quá trình config, development sẽ thực hiện ở development server.  Còn quá trình training, integration test, user accepting test sẽ thực hiện trên QA server. Còn server sau cùng chính là Production server phục vụ cho ứng dụng đi vào đời thực.

-  Go-live. Thời gian cận trước đến cận sau go-live có thể coi là những ngày tháng khốc liệt nhất của dự án. Những issue hay xảy ra ở đây nhưng lại đòi hỏi phải giải quyết nhanh nhất, vì hệ thống đã chạy thực nên ảnh hưởng rất lớn đến tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Các vấn đề như dữ liệu đầu kỳ, master data , process, resource, abap objects, authorization,  failure tasks, communication giữa các phòng ban, những conflict lợi ích  .... có thể trở nên căng thẳng và làm cho dự án rối tung lên...  Các issues được collect lại và tìm solution cho chúng tại các lần meeting...
   
- Support sau go-live, bàn giao, đánh giá, kết thúc dự án.  Quá trình support trực tiếp tại khách hàng trong thời gian đầu giúp các users xử lý ngay được các tình huống thực xảy ra. Quá trình online support diễn  ra sau đó khi consultants trở về công ty của họ, đánh giá dự án... Bên tư vấn sẽ bàn giao lại các config documents, task list đã thực hiện sao cho bên khách hàng có thể tự handle chúng về sau ...

Đề kỷ niệm những ngày cùng nhau, mọi người thường sẽ tổ chức một team building. Sau đó là mỗi người lại trở về với công việc của mình. Users sẽ operation trên hệ thống mới, managers sẽ định hướng các chiến lược dựa trên kết quả kinh doanh thể hiện trên hệ thống, còn team consultant lại chinh chiến với những dự án mới đang chờ họ phía trước.